Neztrácejte čas schůzováním. 4 tipy, jak zvýšit pracovním schůzkám efektivitu.

Podle nedávného průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37 % času z jeho pracovního týdne. To vychází v průměru na 9 hodin na zaměstnance týdně, což je 11 % nárůst času stráveného na schůzkách oproti roku 2011. Zvláště ve větších společnostech a korporacích často „meetingová mánie“ dosahuje netušených rozměrů, kdy se stále častěji pořádají meetingy za účelem přípravy na budoucí meetingy a efektivita se zcela ztrácí. Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek svého týmu?

Pořádejte porady, jen když jsou opravdu třeba

Ačkoli se to nezdá, pokud se pracovní schůzka přepočítá na čas, který na ní zaměstnanci stráví a vynásobí se jejich počtem, může jít finančně o velmi náročnou záležitost. Dvouhodinový meeting pro deset zaměstnanců sebere firmě 20 hodin pracovního času na daný den a pokud je takových schůzek i několik denně, jejich finanční náročnost stoupá ještě více. 

Proto je záhodno organizovat pracovní schůzky jen v případech, kdy je jisté, že danou záležitost skutečně posunou dopředu,  či ve chvíli, kdy ji není možné vyřešit lepším způsobem. Schůzky je tedy dobré  svolávat kvůli řešení konkrétních pracovních témat, plánů, strategií a akutních problémů. Vyhnout bychom se měli naopak zdlouhavým a obecně zaměřeným schůzkám, kde se spíš „vaří z vody“. 

Nepodceňujte přípravu 

Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na meeting a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas. „Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe – v případě, že má zaměstnanec naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebude schopen se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí,“ radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.

Vyhněte se pravidelným meetingům

Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity – často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným meetingům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc meetingy zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů. 

Využívejte technologie

Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku. Místo fyzických schůzek se tak firmám doporučuje právě přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních meetingů do on-line sféry a to ideálně právě v podobě videokonferencí, které mají stejné možnosti jako reálné setkání v zasedací místnosti. 

„Technologie samozřejmě vyžaduje  určitou investici.  Aby vše správně fungovalo, je nutno zakoupit skutečně fungující a kvalitní videokonferenční systém. V dnešní době se dá i videokonferenční technika ušít na míru velikosti, potřebám a případnému budoucímu růstu firmy. Lze ji jednoduše využívat bez nutnosti vlastního IT zázemí, což bývá často „noční můra“ mnohých uživatelů.“

„Po počáteční jednorázové investici se ovšem náklady začnou velice rychle vracet a to jak v úsporách času, nákladů, tak i ve zvýšení efektivity práce zaměstnanců a také jejich spokojenosti v zaměstnání,“ říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro, která videokonference Lifesize vč. cloudového řešení zastupuje na českém trhu.